Se conosciamo bandi che possono essere d’aiuto all’associazione di finanziarsi, farglieli sapere perchè sono interessati

  • Venerdì mattina sentono i ragazzi, fanno emissione e chiusura fatture, fanno iscrizione nuovi soci (deve rimanere manuale), perchè hanno registro soci.

  • Mandano la fattura per il pagamento su whatsapp ai clienti, a mano uno per uno. LA frequenza dipende da cliente a cliente. Con pagamento tracciabile si fa subito.

  • 25% dei clienti paga in contanti.

  • La cassa è divisa tra medie e superiori, 2 blocchi di ricevute non fiscali.
    Scrivono sul blocco le piccole spese ordinarie.
    Settimanalmente dividono entrate e uscite di clienti altrimenti, che spesso lavorano con più collaboratori quindi è difficile faturarli uno per uno.
    Ogni settimana guardano il loro conto corrente e vedono se hanno ricevuto

  • 3 conti in banca (michele, collega, Assoc.) + cassa contanti. Le ricevute le fanno per ogni pagamento, quindi sono il modo per capire entrate e uscite.

Hanno le procedure ben tracciate, sia per il nuovo cliente,

Primo appuntamento: fai lezione e ti conosci

Secondo app. Ti do i moduli per diventare socio

Terzo App. Paghi la quota associativa e diventi socio.

Devono essere in regola con il RUTZ (reg. unico terzo settore)

Soci divisi in 3 elenchi:

  1. Associaz.

  2. Martina

  3. Michele

ONBOARDING nuovi iscritti:

Ricevono una lettera con credenziali sito attuale, modalità di pagamento (bonifico, satispay, contanti)

Foglio contabilità

fanno un prospetto mensile

Per le fatture c'è un foglio con un template da modificare a mano ogni volta.

File fondamentali del lavoro:

  • Ogni operatore si segna le sue ore, sia se lavora come occasionale, sia chi ha contratto di consulenza

  • Devono scrivere con quali alunni hanno fatto le ore

Registro:

  • due colori nel calendar. Colore giallo = già assegnati ai tavoli, colore azzurro = non ancora assegnato.
    Succede che a volte arriva un ragazzo che non si sono ricordati di segnare

Procedura (sia medie, sia superiori): (ruba 1h di lavoro al giorno)

  • registrazione evento ragazzo su calendar

  • registrazione evento ragazzo sul registro (excel) (mezz’ora prima che arriva, se poi fa assenza lo elimina dopo)

    • colore giallo = già registrato anche sul sito

    • colore bianco = ancora da caricare sul sito

  • Registrazione sul portale web della lezione effettuata (max 48h dopo)

Modalità di lavoro = cosa viene qua a fare? Oggi le 2 opzioni sono sia lezione, sia spazio studio, con relative fasce di prezzo. Vogliono passare ad avere prezzi diversi per anni diversi ecc.

Limite massimo di ore ipotizzato per ogni ragazzo al giorno = 2,5 h.

Hanno divisi in 2 locali i ragazzi:

  • medie + materie specifiche di indirizzo superiori

  • superiori materie generali

La comunicazione avviene per lo più con i ragazzi, non solo con i genitori.
Gli accordi monteore fissi sono presi con i genitori che pagano, ma poi gli slot orari presi con il ragazzo.

Database richieste lezioni

  • to do list delle cose da fare

  • lista d’attesa persone che non sono riusciti a prendere e che non sono soci

  • Foglio richieste ragazzi, divisi in:

    • Priorità max (= da chiamare al telefono per sentirli e confermare la lezione prenotata)

    • Orari fissi ogni settimana (gente che ha appuntamenti fissi, li chiamo una volta settimama per confermare la presenza)

    • CLASSI (=comapgni di classe) a cui fa lezione tutti insieme su unico argomento di cui hanno bisogno, sono da sentire settimanalmente

    • ALTRI (= vengono spesso ma non hanno orari fissi, sono comunque da sentire settimanalmente)

    • SPORADICI (= bisogni specifici tragici eccezionali, si fanno sentire e non sono da contattare di loro iniziativa)

Comunicazione interna

  • Gruppi WhatsApp ():

    • ALT. SUPERIORI

    • ALT UFFICIALE (tot)

    • NOI 3 + 1 (comunicazioni ufficiali + screen pagamenti satispay che arrivano a ognuno e devono essere conosciuti dagli altri)

ALTRO

Mettere calendario diviso per postazioni tavoli.

Associazione stretta tra allievo e insegnante non è così stretta (ci sono eccezioni), mentre è più stretta tra insegnante e materia.

Alcuni ragazzi si sa quali materia porteranno, altri potrebbero portarne diverse non già dette prima.(spesso succede ai più piccoli)
Eva fa più le materie umanistiche, Michele più scientifiche, e si dividono i ragazzi in base alle materie che dovrebbero portare. Se portano altre materie, allora devono intercambiarseli e succedono casino con i tavoli. In questo caso, se il ragazzo esagera a sbagliare, avvisano il genitore.

  • Nel rapporto con gli studenti, usare sicuramente WhatsApp

  • La finestra temporale per prenotarsi e il monteore massimo deve dipendere in base alla categoria nella quale rientra il ragazzo (priorità max/orari fissi/classi …)

  • Fare rating sugli allievi serve per dare loro vantaggi o limiti