Situazione, problemi e le necessità

Associazione Altrimenti

L’Associazione Altrimenti si occupa di fornire un servizio di doposcuola e di ripetizioni per ragazzi delle medie e soprattutto superiori.
Le ripetizioni spesso avvengono con gruppi di ragazzi della stessa età su materie e argomenti in comune, inoltre si lavora divisi in grandi gruppi con ragazzi di età e scuola differente.

Il Processo attuale

  1. Si basa sul comunicare con ogni ragazzo su WhatsApp, trovare lo slot migliore per entrambe le parti, segnarlo su Google Calendar.

  2. In seguito alla lezione, si segnano su un Foglio Google le ore di lezione effettuate per ogni ragazzo e il corrispettivo importo dovuto.

  3. Una persona dedica il venerdì per aggiornare manualmente un portale web, aggiungendo le ore effettuate e l’importo dovuto per ogni ragazzo. Al portale i ragazzi e i genitori possono accedere tramite credenziali e tenere sotto controllo le ore di lezione effettuate e il debito/credito nei confronti dell’associazione.

  4. I genitori dei ragazzi inviano un bonifico periodicamente al conto dell’associazione; di conseguenza, il credito viene manualmente caricato sulla piattaforma e ridotto ogni settimana in base alle ore di ripetizioni effettuate. Questo lavoro è svolto dalla persona dell’associazione che si occupa in quel momento della gestione amministrativa/contabile.

I Problemi

  • Avendo circa un centinaio di studenti, è diventato insostenibile mantenere la struttura organizzativa con cui hanno iniziato.

  • Il rapporto stretto e amichevole con i ragazzi porta a situazioni limite in cui manca ogni tipo di rispetto della professionalità, come gli orari impossibili a cui vengono fatte le richieste via messaggio, lo scarsissimo preavviso, la poca responsabilità dei ragazzi nel far fede agli impegni presi (es. prenotare per una materia e portarne un’altra); si è stimato che questo avviene con circa il 30% dei ragazzi, che sono già noti al personale dell’associazione.

Necessità urgenti

  • migliorare l'organizzazione nel rapporto con gli studenti, eliminando la presenza della chat WhatsApp con Michele, senza però perdere il contatto umano che caratterizza l’associazione

  • razionalizzare i processi interni di comunicazione tra le figure del team e di amministrazione/contabilità

  • automatizzare il processo di caricamento manuale dei dati dal foglio Google al portale web

Altre necessità

(Non sono in ordine di importanza)

(I numeri indicano quali delle 3 soluzioni proposte risolvono il problema)

  • 1,2,3 Possibilità per tutti gli studenti di prenotare online in modo autonomo, prevedendo l’eccezione per alcuni che vanno seguiti da vicino dagli educatori per esigenze formative particolari.

  • 3 Memorizzare la classe, le materie e gli argomenti di cui ogni ragazzo chiede ripetizioni e associarle al suo “profilo“, in modo da categorizzarlo e potergli proporre di partecipare a lezioni di gruppo su quegli argomenti, anche se non richiesto espressamente.

  • 2,3 Allo stesso profilo dello studente, associare lo stato “affidabile“ o meno, per permettergli maggiori o minori libertà nel prenotare le lezioni in autonomia.

  • 1,2,3 Calibrare il carico di lavoro di ogni educatore/insegnante, per evitare picchi di sovraffollamento e momenti vuoti

  • 1,2,3 Automatizzare l’attività di creazione di gruppi di ragazzi per materia e argomento in comune, così da ottimizzare il tempo della lezione, che viene rivolta a molti piuttosto che al singolo

  • 2,3 Bloccare in automatico la prenotazione di troppe lezioni in blocco, ma mantenere la possibilità di consentirlo se deciso dagli educatori. Soprattutto utile verso clienti sporadici e per combattere le azioni avventate di genitori ansiosi.

  • 2,3 Possibilità di prenotare una lezione in modo ricorrente nel futuro, ma per massimo 1 mese.

Come possiamo aiutarvi

Presentazione delle 3 possibili modalità di collaborazione.

Revo x Associazione Altrimenti - proposte di collaborazione.pdf

Flusso ideale organizzativo e dello studente

Il flussi sono provvisori e servono per definire le fasi delle attività che devono essere tenute in considerazione durante lo sviluppo del prodotto digitale.

Vedi i flussi sullo spazio Miro.